Documentos

Los documentos contienen archivos en formato PDF y pueden ser enviados a Docuten para realizar el proceso de firma digital.

Estos documentos se crean a partir de:

• Plantilla de informes: Informes del sistema (Plantilla informes).
• Almacén de archivos: Archivos externos importados al sistema en formato PDF (Almacén archivos).

Vista

Lista

Ficha

Secciones

Se detallan las secciones de un Documento.

General

Esta seccion engloba los datos del documento así como datos de la plataforma Docuten.

Documento

• Nº: Campo obtenido automáticamente a partir de la configuración de Docuten eSign.
• Fecha registro: Fecha registro del documento.
• Estado documento: Distintos estados por los que pasa un documento.
• Tipo documento origen y Nº documento origen: Datos a partir de los cuales se ha creado el documento.
• Existen firmantes y Existen archivos adjuntos: Indican si el documento tiene firmantes y archivos adjuntos.

Docuten

• Título: Nombre del documento que se envía a Docuten.
• Descripción: Descripción del documento que se envía a Docuten.
• Fecha caducidad: Fecha límite hasta la que se puede firmar el documento en Docuten.
• Fecha notificación: Fecha de la primera notificación de firma que enviará Docuten.
• Idioma: Idioma de las notificaciones que envía Docuten.

Datos Docuten

Esta sección engloba todos los datos que devuelve Docuten referidos al documento cuando se envía un documento o se consulta el estado en Docuten: Identificador, Versión documento, Firmas totales, Firmas completadas, Fecha, Código estado, Estado documento, Identificador público y Nombre archivo.

Navegar

Para realizar el envío de un documento a Docuten se requiere configurar ciertos aspectos del documento.

Firmantes

Los firmantes son las personas que deberán firmar el documento en Docuten una vez este ha sido enviado.

Se pueden añadir tantos firmantes como se considere oportuno y estos requieren de unos datos mínimos para poder ser válidos.

Info

El detalle de los firmantes se explica en la sección de firmantes (Firmantes).

Adjuntos

Se permite añadir archivos adjuntos a un documento para ser enviados a Docuten junto al documento a firmar. Estos archivos adjuntos también serán firmados en Docuten.

Atención

En el caso de actualizar un documento con adjuntos ya enviado a Docuten, estos serán eliminados y deberán volver a ser cargados.

Historial

La información que aparece en el historial se recupera de Docuten y contiene información sobre el documento de envidencias (cuando se notifica a un usuario, cuando realiza la firma un usuario, etc.).

Log

Para cada llamada realizada a Docuten se guarda información en el log.

Acciones

Se detallan las acciones que se pueden realizar en un documento.

Sobre el archivo

Se permite la descarga del archivo.

Sobre los estados

Cuando se crea un documento, el estado de este es Pendiente. Para poder enviarse a Docuten, debe estar en estado Preparado y tener firmantes. Se detalla cada estado:

• Pendiente: Estado inicial del documento. Desde este estado se puede pasar a Preparado.
• Preparado: Este estado indica que el documento está preparado para enviar a Docuten. Se deben haber indicado firmantes para ello. Desde este estado se puede pasar a Pendiente, Enviar o Enviar múltiple.
• Enviar: Este estado envía el documento a Docuten para empezar el proceso de firma. Si existen varios firmantes, el documento deberá ser firmado por todos en Docuten. Desde este estado se puede pasar a Cancelar y Eliminar.

• Enviar múltiple: Este estado envía el documento a Docuten para empezar el proceso de firma. Si existen varios firmantes, se creará un documento por cada firmante en Docuten. Desde este estado se puede pasar a Cancelar y Eliminar.

  Atención

  Esta acción marca el documento original con estado Múltiple y crea un documento nuevo para cada firmante. Estos nuevos documentos tienen relación con el documento Múltiple y mantienen los mismos datos y archivos adjuntos que el original.

• Cancelar: Este estado cancela el documento en Docuten y se debe indicar un motivo de cancelación. Desde este estado no se puede pasar a otro.

• Eliminar: Este estado elimina el documento en Docuten. Desde este estado no se puede pasar a otro.

Sobre los documentos

Dependiendo del estado de un documento, se pueden realizar las siguientes acciones:

• Obtener detalle: Obtiene el detalle del documento en función del estado en Docuten. Rellena los datos del documento, así como de los firmantes y el historial.
• Reenviar notificación: Reenvia la notificación al siguiente firmante. Esta acción la gestiona Docuten.
• Descargar documento evidencia: Descarga el documento de envidencias suministrado por Docuten.
• Descargar firmado: Descarga el documento firmado suministrado por Docuten.
• Añadir adjunto: Permite añadir un adjunto para enviar a Docuten. Una vez añadido, aparece en Navegar > Archivos adjuntos.
• Descargar adjuntos: Una vez firmado el documento en Docuten, se permite descargar los adjuntos. Es un archivo comprimido en zip que contienen todos los adjuntos firmados del documento.

Obtener detalle documentos

Desde la lista de documentos se puede ejecutar esta acción que obtiene el detalle de Docuten de todos los documentos.

Idiomas

Este documento está disponible en los siguientes idiomas:

• (Español)
• (Inglés)